Gestion documentaire (GED)

Documentation · Documents et signature

Le système documentaire qualité : bibliothèque, modèles prêts à l'emploi (procédures, plans HACCP, fiches), versions, brouillons et diffusion.

1. La bibliothèque

GED › Documents : tous les documents de l'entreprise, classés (pilotage du SMQ, plan HACCP, programmes prérequis…), avec leur statut : en vigueur, à renouveler, brouillon.

1 : les onglets de la GED · 2 : créer un document.
1 : les onglets de la GED · 2 : créer un document.

2. Partir d'un modèle

L'onglet Modèles maîtres propose plus de 50 documents prêts à adapter (manuel qualité, procédures, plan HACCP, enregistrements). Les Fiches terrain sont les enregistrements à remplir.

Les modèles maîtres.
Les modèles maîtres.

3. Rédiger, enregistrer en brouillon, valider

Un document peut être enregistré en brouillon (sans créer de version) puis validé. Chaque validation crée une version (v01, v02…) avec l'historique des révisions. L'approbation se fait par la signature électronique.

4. Diffuser et faire lire

Depuis un document, la diffusion désigne les rôles ou personnes qui doivent le lire ; chacun le retrouve dans GED › À lire et confirme « lu et compris » pour chaque nouvelle version.

5. Imprimer ou télécharger

Pour un document importé : choisissez le document lui-même ou sa fiche d'enregistrement (métadonnées). Les PDF portent l'en-tête de l'entreprise.